新卒の方や未経験者で一番緊張すると言っても過言ではないのが電話対応ではないでしょうか。
実際に私も未経験で事務職に転職し、今現在電話対応にドキドキしている一人です（笑）
今回私自身、電話対応が多くなるということで、ビジネス電話の受け方について、今一度しっかりと覚えたい！と思い調べたので、この記事に残しています。
私と同じような人の役に立てたのなら、幸いです！
ビジネス電話の受け方：新卒や未経験者向けガイド
ビジネス電話の対応は、新卒や事務職に未経験で転職した人にとって、最初のハードルの一つ。
しかし、基本的なポイントを押さえておけば、安心して電話対応ができるようになります！
以下に、ビジネス電話の受け方のポイントをまとめました。
- 電話を受ける前の準備
- 電話の受け方
- 要件の聞き取り
- 担当者への取次ぎ
- 終了時の対応
- メモの整理とフォローアップ
ここからは、以上の6つのポイントを詳しく説明していきます。
1. 電話を受ける前の準備
- メモとペンを用意する：電話を受ける際には、すぐにメモを取れるようにしましょう。重要な情報を漏らさないためです。
- 会社の基本情報を把握する：自分の会社の名前、部署名、自分の名前をスムーズに言えるように練習しておきましょう。
2. 電話の受け方
- 第一声は明るくはっきりと：「お電話ありがとうございます。○○株式会社、△△部の□□でございます。」と、自分の会社名と部署名、自分の名前を伝えます。
- 相手の名前と要件を確認する：相手の名前を確認し、要件を聞き取ります。「恐れ入りますが、お名前とご用件をお伺いできますでしょうか？」と尋ねましょう。
3. 要件の聞き取り
- メモを取りながら聞く：重要な情報を聞き逃さないよう、相手が話している間にメモを取りましょう。
- 必要に応じて確認する：不明な点や重要な点は繰り返して確認します。「お名前は〇〇様で、お電話番号は□□□-□□□□でよろしいでしょうか？」など。
4. 担当者への取次ぎ
- 担当者がいる場合：「少々お待ちくださいませ。担当の△△にお繋ぎいたします。」と伝え、保留にしてから担当者に取り次ぎます。
- 担当者が不在の場合：「あいにく△△は席を外しておりますが、戻りましたらこちらから折り返しお電話いたします。ご連絡先をお伺いできますでしょうか？」と伝え、相手の連絡先を確認します。
5. 終了時の対応
- 電話を切る前の確認：要件が伝わったことを再確認し、「本日はお電話ありがとうございました。」と感謝の言葉を伝えます。
- 相手が電話を切るのを待つ：相手が電話を切るのを待ってから、受話器を置きます。
6. メモの整理とフォローアップ
- メモを整理する：電話が終わったら、メモを整理し、必要な情報を社内で共有します。
- フォローアップを忘れない：折り返し電話が必要な場合や、対応が必要な場合は、速やかに行動に移します。
これらの基本的なポイントを押さえておけば、初めてのビジネス電話対応でもスムーズに行えます。
慣れてくると自然に対応できるようになるので、最初は落ち着いて丁寧に対応することを心掛けましょう。
慣れるには数をこなす必要がありますね！一緒に頑張りましょう。
私も新入社員なので、「積極的に電話をとる！」を目標に頑張りたいと思います。